Verslag 'How to': Samenwerken aan innovatie- Hoe doe je dat?

Inleiders op het thema:

1. Marijn Colijn voorzitter van het Innovatieplatform van de strafrechtketen.

De strafrechtketen bestaat uit 30 organisaties die vanuit hun eigen rol en bevoegdheden samenwerken om daders op te sporen, te vervolgen en te berechten (zie Strafrechtketen.nl.). Dit geheel is stevig verankerd in wet- en regelgeving en bijbehorend toezicht. Dit maakt verandering soms lastig. Toch móet de keten innoveren want er zijn grote uitdagingen. Zoals nieuwe vormen van criminaliteit, digitalisering, cellentekorten en arbeidskrimp. Daarbovenop is er een nieuw Wetboek van Strafvordering in ontwikkeling waardoor de ’spelregels’ straks veranderen en dat de basis legt voor verdere digitalisering in de strafrechtketen.  

Iedere organisatie in de keten heeft inmiddels een eigen innovatiefunctie ingericht. Maar, zoals Marijn aangeeft: ‘We redden het niet langer als ieder partij los van elkaar innoveert. We moeten het samen doen, iets overkoepelends inrichten, en daarom is het Innovatieplatform opgericht’.

Het Innovatieplatform doet vier dingen:

1. Netwerk bijeenkomsten met een mooi programma een keer of vier per jaar. Met de innovatie mensen van de verschillende organisaties. Want innovatie begin bij verbinding en kennisuitwisseling. “We zorgen ervoor dat mensen elkaar kennen want alles wat we doen, hoe technisch en ondersteunend ook, is mensenwerk”.
2. Innovation Court – hierover is recentelijke een artikel om de website van RIC geplaatst. Innovation ‘rechtbank’: podium én ruimte voor experiment versnelt innovatie in de strafrechtketen | Rijks Innovatie Community Als je in de strafrechtketen werkt en een idee voor innovatie met tenminste twee partijen in de keten waar budget en steun voor nodig is, kan je de Innovation Court benutten. “Dan hoef je niet langer alle bestuurslagen langs hoeft om ergens budget los te krijgen”.
3. Het strategische innoveren verder brengen. Hierbij staat het uitpluizen van het vraagstuk, waar innovatie voor nodig is, centraal. Dit gebeurt met de bestuurders samen.
4. De innovatiecultuur aanjagen door te communiceren en innovatie naar de locaties te brengen.

2. Kiske de Leest Projectleider Vorderingenoverzicht Rijk.

Dit project maakt onderdeel uit van het programma Clustering Rijksincasso Partners. Missie van het programma: burgers met schulden een overzicht geven van hun betalingsverplichtingen aan overheidsorganisaties. Zodat ze hun situatie kennen en zo nodig actie kunnen ondernemen. Hiervoor ontwikkelt het project vorderingenoverzicht, samen met burgers, een digitale dienst, in de vorm van een app.

Een belangrijke uitdaging is de financiële gegevens te verzamelen op een waardevolle en veilige manier. Het uitgangspunt: dat de burger direct zelf de informatie kan ophalen bij de ‘bronorganisatie’, zonder tussenkomst van derden. Hierdoor heeft alleen de burger zelf het totaalplaatje.

De werkwijze hierbij is open, iteratief en transparant. Het project haalt doorlopend feedback op van gebruikers en andere stakeholders. Kiske: “Niet iets pas bij de burger brengen als het helemaal af is, maar al wanneer het voldoende waarde heeft”. Dat is al snel, want op dit moment is er helemaal geen verzamelplek voor deze informatie. Vervolgens kan je deze waarde steeds uitbreiden door het product te verbeten en meer organisaties te bewegen zich aan te sluiten. Daarom heeft bijvoorbeeld de Belastingdienst nu al een overzicht betalen en ontvangen gelanceerd. https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/betalenenontvangen/content/overzicht-betalen-en-ontvangen.

Samenwerkingspartners. Het project is gestart door acht grote uitvoeringsorganisaties: Belastingdienst, CRK, CIB, Duo, RVO, SVB, Dienst Toeslagen en UWV. De basis voor de goede samenwerking ligt volgens Kiske in het bestuurlijk draagvlak voor het project en de duidelijke opdracht.

Daarnaast stimuleert het project de betrokkenheid bij de samenwerking door een community te vormen met alle organisaties en ze mee te nemen in de ontwikkeling. Samen ontwikkelen op basis van de behoeftes. Er is een voortdurend ‘feedback loop’ op basis waarvan het product steeds wordt aangepast. De stappen die gezet zijn wekken de belangstelling van nieuwe organisaties die willen aansluiten.

De ambitie is dat uiteindelijk élke overheidsorganisatie waar je een betalingsverplichting kunt hebben is aangesloten. Zo is onlangs het gesprek gestart met de VNG, over eventuele toekomstige deelname van gemeentes.

3. Caroline Hummels professor Design and Theory for Transforming Practices (TU Eindhoven)

Caroline is als ambassadeur betrokken bij de uitwerking van methodologieën voor co-creatie en betrokkenheid binnen het missie gedreven innovatiebeleid (ministerie van Economische Zaken) EZ). Ook werkt zij vanuit haar leerstoel mee aan uiteenlopende samenwerkingsprojecten gericht op maatschappelijke transformatie. In deze ecosystemen speelt de overheid altijd een rol, naast andere publieke en private partijen.

Om de ambities van het missie gedreven innovatiebeleid te verduidelijken zijn er Kennis- en Innovatie agenda’s (KIAs) opgesteld, waar onder andere ambities in staan met betrekking tot sleuteltechnologieën. De KIA van de creatieve sector richt zich op ambities voor het proces, namelijk het benutten van sleutelmethodologieën, oftewel Key Enabling Methologies. KEM's - CLICKNL. KEMs zijn methodologieën die je kunt inzetten in de zoektocht naar oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Om processen te structureren, aspecten van het innovatievraagstuk te belichten en te zorgen voor betrokkenheid van stakeholders. En methoden voor co-creatie en participatie. Dit zijn methoden om belanghebbenden te betrekken en verbinden, draagvlak te creëren, kennis en perspectieven van verschillende stakeholders samen te brengen, voor gezamenlijke betekenisgeving en besluitvorming, gezamenlijke scenario’s, proposities en innovaties (co-design) en om het samenwerkingsproces te stroomlijnen. Caroline heeft met allerlei mensen samen een overzicht gemaakt van methodologieën voor co-creatie en participatie. “Zodat we niet steeds opnieuw het wiel moeten uitvinden maar juist van elkaar kunnen leren”. Het overzicht staat hier.  

In complexe samenwerkingen aan maatschappelijk opgaves ziet Caroline dat je met veel partijen aan tafel moet en brede coalities nodig hebt. Waarbij je de tijd moet nemen elkaar taal en realiteit te begrijpen - wat al een enorme uitdaging is. “Wat we vooral proberen te doen met elkaar is, met inzet van die methodes te kijken waar de gewenste transformatie begint en hoe we elkaar kunnen vinden hierin”. Dat betekent aan bewustwording werken over hoe complex een opgave is, veel experimenteren en aan veel knoppen tegelijk draaien om op een systemische manier te werken aan innovatie en transformatie.

4. Sicco Santema (TU Delft) professor of network design and innovation (TU Delft)

Sicco reflecteert vanuit zijn leerstoel op wat hij de paradox van innoveren noemt. Innovatie gaat over iets wat er nog niet is en tegelijkertijd vinden we het lastig als vernieuwing van buiten onze eigen organisatie komt. Netwerken bestaan ook uit individuele organisaties, elk met een bepaalde doelstelling en taakopvatting. “Als je via een netwerk iets wilt veranderen, moet je loslaten en zaken ook aan mensen overlaten die niet in je eigen organisatie zitten”. Bovendien gaat het doorgaans om zeer complex problemen.

Zijn stelling: als we complexiteit als uitgangspunt nemen, kunnen we niet innoveren. Dan ben je vooral bezig om die complexiteit uit te zoeken en komt niet toe aan echt innoveren. Ook, stekt Sicco, gaan de meeste verandermanagement en verandertheorieën in feite over alles hetzelfde houden. Dat ziet hij terug in overheidsorganisaties. Dan is er een stuurgroep. Die moet eerst nadenken, een plan maken en een investeringsprogramma, en ieders belangen afwegen. En dan is er besluitvorming. Want vaak zijn stuurgroepen ingericht naar de hiërarchie van de participerende organisaties. Dit werkt niet, laat complexiteit voor wat het is en start gewoon met dingen anders doen.

De aanbestedingsregels en - praktijk zorgen er ook voor dat alles hetzelfde blijft. Immers, als je niet weet wat je wilt hebben (want het is innovatie) dan ga je definiëren in termen van kwaliteit en kwantiteit van mensen, soort input en benodigde tijd. En dan gaat het lang duren. Een voorbeeld: KLM probeert al jaren de catering te veranderen, Sicco is daarbij betrokken. Daar zijn zoveel partijen die er allemaal belang bij hebben dat er veel eten mee gaat, dat het niet wil lukken. Na internationale vluchten wordt rond 50% van het eten weggegooid. En door alle partijen die niet goed met elkaar communiceren, lukt het niet hierin te innoveren. Ziekenhuizen zijn hiervan ook dankbare voorbeelden. De oplossing begint volgens Sicco bij het meer (durven) loslaten, anders naar problemen kijken en veel verschillende perspectieven betrekken.

Vragen en tips!

Hoe zorg je als netwerk voor voldoende capaciteit om ideeën uit te voeren? Zijn er voorbeelden van toepassing van de KEM-methodes bij maatschappelijke opgaves, zoals woningbouwprojecten? Hoe pakt het Innovatieplatform strategische vraagstukken op met eerdere partijen? Over deze en andere vragen praatten we kort nog even door.

Capaciteit is gebaat bij bestuurlijk draagvlak waardoor bereidheid ontstaat om capaciteit vrij te maken - en bij budget. Op Participatie & Co-creatie – KEMs staan mooie praktijk casussen. En ja, het Innovatieplatform pakt strategische vragen op. Wil je hierover meer weten, luister dan naar deze aflevering van de podcast ‘Samenspel’. https://open.spotify.com/episode/77JcZlyAo6JoIU4iFSFS9P

Tot slot: tips voor de collega’s:

• Kiske: werk aan/zorg voor bestuurlijk draagvlak voor samenwerking in innovatie, vorm een community en werk echt samen. Dus groot denken maar klein doen. Maak dingen samen, bouw ergens aan, maak het zichtbaar.
• Marijn sluit zich hierbij aan. Plus: Innoveren is vooral holistisch kijken. Anders denken en kijk naar andere systemen, ga leren van anderen, zoek best practices, andere invalshoeken en hou het vooral leuk!
• Caroline: wees nieuwsgierig, ga het doen, sporen achterlaten, dingen verkennen. Doe dit samen met mensen met andere denkbeelden dan jij. En durf gewoon te falen, opstaan en doorgaan.
• Sicco: do try this at home! Thuis, in de privésituatie, heb je ook te maken met belangen en verschillende groepen, maar op een kleinere en overzichtelijkere schaal. Kijk eens wat er gebeurt als je die ander eens zijn gang laat gaat, loslaat. Daarnaast: een beetje plezier is superbelangrijk. Tot slot: probeer eens een straatje in te lopen. Als het doodloopt ga je terug en begint opnieuw, geen probleem!