Van Innovatievermogen naar Innovatieroutine

Internationaal erkende standaarden, zoals die van de Total Innovation Management Foundation (TIM) en de International Organization for Standardization (ISO), onderstrepen het belang van een doordacht innovatiemanagementsysteem. Zij beschrijven samengevat de toegevoegde waarde van zo’n systeem als volgt:

• Het verbetert de innovatiecapaciteit van een organisatie en biedt handvatten voor zowel capaciteits- als prestatiemetingen, gebaseerd op evidence-based innovatie;
• Een organisatie kan effectiever en efficiënter innoveren wanneer alle noodzakelijke activiteiten en onderling samenhangende elementen als een systeem worden beheerd.

Wat is een innovatiemanagementsysteem?

In tegenstelling van wat je zou verwachten is een innovatiemanagementsysteem (IMS) geen strak geformaliseerd raamwerk of rigide blauwdruk. Integendeel: het is een adaptieve structuur van processen, werkwijzen, gedragingen, rollen en hulpmiddelen die innovatie stimuleren, organiseren en opschalen. Het doel is om innovatie niet langer afhankelijk te maken van toeval, individuele bevlogenheid of incidentele projecten, maar om het systematisch onderdeel te maken van de organisatiecultuur en -strategie.

Binnen de context van de overheid omvat een IMS vaak de volgende componenten:

• Strategische verankering van innovatie: Innovatie wordt expliciet verbonden aan beleidsdoelstellingen, maatschappelijke impact en lange termijn waardecreatie.
• Innovatieprocessen en -methodieken: Denk aan design thinking, agile werken, challenge-based innovatie of living labs.
• Governance en rollen: Wie is verantwoordelijk voor innovatie? Hoe wordt besluitvorming georganiseerd rond risicovolle of experimentele projecten?
• Capaciteit en vaardigheden: Hoe ambtenaren opgeleid worden in innovatievaardigheden zoals co-creatie, prototyping en opschaling.
• Partnerschappen en netwerken: Een sterk IMS binnen overheden bevordert samenwerking met burgers, bedrijven, kennisinstellingen en andere overheidsorganisaties.
• Meten en leren: Innovatieprestaties worden gevolgd, geëvalueerd en ten volle benut om continu te verbeteren.

Van keurslijf naar leerorganisme

De term ‘systeem’ roept bij velen een beeld op van structuur, regels en bureaucratie. Voor innovatie is echter het tegenovergestelde nodig: ruimte, creativiteit, lef en dynamiek. Daarom is het essentieel te benadrukken dat een innovatiemanagementsysteem juist bedoeld is om die ruimte duurzaam mogelijk te maken.

Het door Rijksdienst ODI gehanteerde en in samenwerking met TIM ontwikkelde innovatiemanagementsysteem is een referentiemodel en zeker geen in beton gegoten construct. We gebruiken het woord ‘systeem’ bij gebrek aan een beter woord, maar zien het als een levend en lerend organisme dat zichzelf voortdurend aanpast. Het biedt richting zonder te verstikken en structuur zonder verstarring. Door slim samenhang aan te brengen tussen mensen, processen en middelen, wordt innovatie van ad hoc naar strategisch gebracht – en dat maakt het verschil. De opgave is om als rijksorganisatie een eigen, op de mogelijkheden en situatie passende uitwerking te maken.

Bijdrage aan innovatievolwassenheid

Een volwassen innovatieorganisatie is in staat om consistent waardevolle innovaties voort te brengen, te evalueren, te schalen en te borgen in de lijn. Een innovatiemanagementsysteem ondersteunt deze ontwikkeling op meerdere manieren:

• Transparantie en focus: het wordt duidelijk waar de innovatieprioriteiten liggen en welke criteria gehanteerd worden bij de selectie en ontwikkeling van ideeën.
• Continuïteit: kennis, middelen en initiatieven verdwijnen niet met de wisseling van een team, manager, directeur of bestuurder.
• Lerend vermogen: er ontstaat een cultuur van reflectie, feedback en verbetering.
• Draagvlak en legitimiteit: innovatie wordt niet alleen een taak van ‘de vernieuwers’, maar raakt de hele organisatie – van uitvoering tot beleid.

Kortom, door innovatie systemisch te organiseren, vergroot de overheid haar vermogen om maatschappelijke opgaven niet alleen te begrijpen, maar er ook effectief en toekomstgericht op in te spelen.

Is jouw organisatie er klaar voor?

Wat zijn signalen die je kunt oppikken om te zien of een organisatie open staat voor een dergelijke aanpak? Een cruciale vraag, want het succes van een innovatiemanagementsysteem valt of staat met de bereidheid van de organisatie om zich eraan te committeren. Er zijn verschillende signalen die je kunt oppikken om te beoordelen of een organisatie openstaat voor een systemische innovatieaanpak. Om er een paar te noemen:

Strategisch niveau

• Innovatie is zichtbaar in de missie, visie of strategische agenda. Als innovatie expliciet wordt genoemd in beleidsplannen, organisatiekoersen of strategiedocumenten, wijst dat op een open houding.
• Aandacht voor maatschappelijke opgaven en toekomstgericht denken. Organisaties die actief nadenken over hun rol in transities (zoals energietransitie, digitalisering, of inclusiviteit), staan vaak meer open voor innovatieve werkwijzen.
• Betrokken leiderschap met visie op vernieuwing. Bestuurders of directeuren die innovatie actief agenderen of ruimte geven aan experimenten zijn vaak dragers van verandering.

Cultuur en gedrag

• Positieve houding tegenover experimenteren en ‘falen’. Worden experimenten toegestaan en is het ‘oké’ als iets niet in één keer lukt? Wordt dat gezien als een leermoment? Dat wijst op psychologische veiligheid — een belangrijke randvoorwaarde voor innovatie.
• Medewerkers nemen initiatief voor vernieuwing. Als professionals ideeën aandragen of zelf met verbeterprojecten komen, is dat een sterk teken van intrinsieke motivatie.
• Samenwerking over afdelingen heen. Open innovatie vergt het doorbreken van silo’s. Signalen van interdisciplinaire samenwerking of netwerkvorming zijn positief.
• Reflectie en lerende houding. Worden pilots geëvalueerd? Leert de organisatie van eerdere projecten? Is er een cultuur van open feedback?

Structuur en processen

• Beschikbaarheid van tijd, middelen of programma’s voor innovatie. Een innovatiebudget, innovatiecoach, innovatielab of experimenteerruimte: allemaal tekenen dat men niet alleen wíl, maar ook kán innoveren.
• Bestaande processen worden regelmatig ter discussie gesteld. Als processen, systemen of beleid kunnen worden aangepast ten behoeve van innovatie, is dat een teken van flexibiliteit.
• Er is al enige vorm van systematiek. Soms is er al sprake van portfoliomanagement, een innovatieraamwerk, of een methodiek als design thinking. Dan is er vaak al basis voor verdere professionalisering.

Signalen van weerstand

Het is minstens zo belangrijk om negatieve signalen te herkennen. Denk aan:

• Sterke risicomijdende cultuur of nadruk op ‘verantwoording boven vernieuwing’
• ‘Eerst de basis op orde, dan is er ruimte voor innovatie’
• Innovatie wordt gezien als iets ‘voor erbij’ of ‘voor een speciaal team’
• Focus op korte termijn en beheersing, in plaats van op leren en ontwikkelen
• Interne concurrentie, eilandjesmentaliteit of politieke gevoeligheid

Bouwstenen

Bovengenoemde bouwstenen die je kunt opmaken uit de signalen zijn belangrijke als opstap, maar je bouwt er nog geen integraal systeem mee op. Dat vraagt commitment van het hoogste management, serieuze inzet van mensen en middelen en een lange adem. Het opbouwen van een goed werkend innovatiemanagementsysteem doorloopt in de regel een proces van minimaal 2 tot 3 jaar voor een goede start – en is daarna natuurlijk nooit af.