Verslag How to: opschalen van innovatie

Samenvatting per spreker:

1. Albert Meijer is Hoogleraar Publiek Management aan de Universiteit van Utrecht. 

Hij geeft aan dat opschaling verschillende dingen kan betekenen. Belangrijk om te weten waarover je het hebt voordat je aan de slag gaat om je innovatie op te schalen! Hij geeft vijf vormen/doelen van opschaling aan:

1. Scaling in: een pilot omzetten in een vaste voorziening binnen dezelfde organisatie (bijv. “digitale stad” in Rotterdam die van pilot naar permanente dienst ging).
2. Scaling out: een succesvolle praktijk kopiëren naar andere organisaties of locaties (bijv. Burgernet dat vanuit Nieuwegein landelijk is opgeschaald).
3. Scaling up: een pilot verankeren in beleid en regelgeving op hoger niveau (bijv. de iAMA-mensenrechtentoets die uitgroeit tot nationaal en Europees kader).
4. Scaling deep: zorgen dat de innovatie breed landt in de samenleving en gedrag verandert (bijv. mobility as a service; niet alleen techniek, maar ook gebruik door burgers).
5. Scaling beyond: een oplossing inzetten op andere vraagstukken dan waarvoor zij oorspronkelijk is ontworpen (bijv. een drone van Rijkswaterstaat van dijken naar verkeersmanagement).

Albert en collega’s (Myrthe van Hout, Rik Braams en Paul Meijer) hebben daarom een instrument ontwikkeld voor opschaling van publieke innovatie (link onder het verslag), om stap voor stap te werken aan opschaling. Ze hebben het uitgeprobeerd voor Mobility as a Service bij het ministerie van IenW. Daarbij moet je periodiek reflecteren met stakeholders op de vraag “Waar staan we nu? Wat is de volgende logische stap?”  Welke vorm van opschaling is in context van de Nederlandse overheid het meest uitdagend, vraagt iemand in de chat? Albert: scaling up is vaak het moeilijkst, omdat innovatiebotsingen ontstaan tussen lokale doelen (voorbeeld: recidive verminderen in gevangenissen) en doelen van de landelijke politieke (bijv. “laten zien dat we streng straffen). Hij pleit voor een duidelijke opschalingsfunctie/accelerator in het systeem. Oftewel: iemand of een organisatie die verantwoordelijk is voor opschaling op hoger niveau (beleidssysteem, sector).

“Het gaat er om dat opschaling als belangrijke functie binnen het systeem van innovatie goed belegd wordt. En dat we niet - te simpel- denken dat een succesvolle pilot zich vanzelf wel vertaalt in een grootschalige praktijk”.

Als antwoord op vragen benadrukt Albert later ook de volgende zaken:

• evaluatie van innovatie moet betrekking hebben op zowel publieke waarde als risico’s (bijvoorbeeld op het gebied van privacy, discriminatie), en via periodieke reflectie vormkrijgen (“doos openmaken”).
• Echte opschaling vraagt soms dat organisaties een stukje eigen autonomie opgeven en meer als “één overheid” opereren (bijvoorbeeld bij digitale autonomie).
• Innovatie gaat óók over afbouwen & stoppen met dingen die niet meer passen in de strategie.

2. Manon van de Woestijne is projectleider Digicampus voor het opschalingsticket-programma wendbare wetsuitvoering.

Manon werkt bij Digicampus hieraan in opdracht van de Programmeringsraad GDI (PGDI). Aanleiding: er zijn veel innovatieprojecten bij de overheid, maar opschaling is lastig. Digicampus probeert te faciliteren. Door partijen samen te brengen, sessies te organiseren, methodieken in te zetten; er is ook wat budget en capaciteit beschikbaar.

Kenmerken van het opschalingsticket- programma:

• centrale plek voor verbinding van verwante projecten rond een thema (vliegwieleffect).
• zoeken en verhelpen van gemeenschappelijke ervaren barrières voor opschaling 
• organiseren van bestuurlijk mandaat. Hiertoe werken ze met een ‘directiesponsor’ met als opdracht zich in te zetten om te helpen en deuren te openen waar dat nodig is.
• bottom-up initiatieven (bestaande projecten/pilots) koppelen aan top-down prioriteiten van de Programmeringsraad GDI.
• praktische aanpak: eerst een gedeelde missie formuleren (“stip op de horizon”), daarna gezamenlijke uitdagingen in kaart brengen en vanuit daar samenwerken.

Voorbeelden/de eerste drie onderwerpen zijn verantwoord digitale assistenten; synthetische data en wendbare wetstoepassing (flexibeler en lerend uitvoeren van wetgeving, beter aansluitend op behoeftes van burgers). Belangrijkste bestuurlijke belemmering blijkt vaak tijd en geld te zijn. En dan werkt Digicampus aan overtuigen dat nu investeren in opschaling loont, terwijl baten vaak pas later komen.

Tot slot geeft Manon aan:

• Programma is nieuw en zoekt nog organisaties en nieuwe onderwerpen (in oktober weer nieuwe selectieronde). Contact: manon.woestijne@minbzk.nl
• Er komt een hackathon (4–5 juni) en ze nodigt mensen uit zich aan te sluiten. OneGov AI Hackathon Series - Digitale Overheid

3. Bauke Huijbers is procesbegeleider en community manager van Open Stad van de VNG.

 Hij vertelt over OpenStad: een open source-softwareplatform voor burgerparticipatie (interactieve websites, participatietools), ontstaan bij gemeente Amsterdam. Het proces ging als volgt:

• scaling in: Amsterdam ontwikkelde een eigen platform om minder afhankelijk te zijn van leveranciers.
• scaling out: inmiddels gebruiken >35 gemeenten, 3 provincies, 2 corporaties en andere publieke organisaties OpenStad.
• Nu vindt er scaling up plaats: door de Wet versterking participatie (vanaf 1-1-2025) moeten gemeenten structureel participatie regelen; dat geeft een beleidsmatige ‘push’ voor platforms als OpenStad (en concurrenten). Om binnen een gemeente of provincie ruimte te creëren is wel verandermanagement nodig waarbij bewust uren worden vrijgemaakt zodat medewerkers kunnen bijdragen.

Organisatie en governance:

• er is een community met een kernteam (drie gemeenten) dat governance en regie voert. Bewuste keuze hierin geen marktpartij te zetten, vanwege vertrouwen van publieke organisaties.
• aansturing via jaarlijks een activiteitenplan en begroting; gebruikers leveren personele inzet en een financiële bijdrage (verdeelsleutel o.a. per inwonertal).

Hij ziet een ‘waardevolle spanning’ én samenwerking tussen de open source-community rond Open Stad en marktpartijen. Open source-software is in wezen code die ergens stilstaat; om deze bruikbaar te maken, zijn marktpartijen nodig voor hosting, doorontwikkeling en toepassing. Zij werken anders, brengen klantfeedback en nieuwe ideeën in, wat zorgt voor innovatie en nieuwe toepassingsmogelijkheden. Dat is een mooie synergie tussen de markt en die open source-samenwerking. Die marktpartij verdient er geld mee en heeft ruimte om te investeren.

De middelen van de community zelf zijn beperkt. Om continuïteit te waarborgen, is het nodig om meer tijd en structurele inzet te organiseren. Daarom stuurt open stad nu meer op het formaliseren van de samenwerking. Gemeenten wordt gevraagd om personele inzet vast te leggen, bijvoorbeeld via begrotingen en meerjarenplannen. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten ondersteunt hierbij, onder andere door te helpen bij samenwerkingsovereenkomsten. Deze beweging van informeel naar formeler samenwerken vermindert de flexibiliteit enigszins, maar zorgt voor meer voorspelbaarheid en een stabielere basis voor de toekomst.

4. Marianne Schaaphok is binnen TNO-vector projectleider van het onderzoek rond het opschalen van AI-toepassingen binnen de overheid.

​​​​​​​ TNO Vector heeft een verkenning uitgevoerd naar het opschalen van AI binnen de overheid. Momenteel zijn er veel pilots en initiatieven, bijvoorbeeld rond chatbots, maar opschaling blijkt lastig. Toepassingen worden vaak lokaal ontwikkeld en zijn niet eenvoudig overdraagbaar door verschillen in context en evaluatiecriteria.

Vanuit de wens (NDS) om meer als één overheid op te treden, heeft ICTU een opschalingsfaciliteit voor AI in het leven geroepen. Deze verkent verschillende vormen van opschaling, met name ‘scaling out’: het overdragen van toepassingen tussen organisaties. De verkenning richt zich op de stappen die nodig zijn om dit proces te verbeteren, inclusief technische, organisatorische en randvoorwaardelijke aspecten zoals AI-geletterdheid. Het doel is om hergebruik te stimuleren, samenwerking te versterken en te voorkomen dat organisaties afzonderlijk dezelfde oplossingen ontwikkelen, wat leidt tot inefficiënt gebruik van publieke middelen. Zeker wanneer je het hebt over AI ga je vaak kijken naar modulariteit en interoperabiliteit. Hoe zorg je dat wat je ontwikkelt direct van toepassing is binnen de structuren en infrastructuur van verschillende organisaties?

Vormen van opschaling die zij in AI-praktijk ziet (in aanvulling op de vormen van Albert):

• Vooral scaling out: kopiëren van toepassingen naar anderen. Kunnen we het gebruik vergroten?
• Scaling together: meerdere organisaties ontwikkelen samen een toepassing die direct schaalbaar en modulair is (Hoe zorg je dat wat je ontwikkelt direct van toepassing is binnen de structuren en infrastructuur van verschillende organisaties?).
• Scaling down vanuit grote generieke voorzieningen (bijv. GPT-NL): centraal ontwikkeld, lokaal toepasbaar. Ook daar zit een bepaalde vorm van opschaling in van: er is veel vraag naar zo'n toepassing. Dat is iets wat niet één organisatie kan dragen. Er zit een gemeente die dat kan ontwikkelen of een groepje van drie gemeentes die dat kan ontwikkelen.

De verkenning richt zich ook op de beginfase: het expliciet maken van doelen en keuzes. Organisaties moeten eerst bepalen wat ze willen bereiken met opschaling en welke groeistrategie daarbij past: direct breed uitrollen of klein starten en geleidelijk opschalen. Daarbij is het belangrijk om de balans te vinden tussen initiële ontwikkeling en doorontwikkeling. In de praktijk lopen die vaak door elkaar, zeker bij AI, wat opschaling kan bemoeilijken. Denk aan keuzes over ontwikkelstrategie, samenwerking en de verdeling van investeringen. Vaak ligt de financiële last nu vooral bij de ontwikkelende partij, ook tijdens opschaling. Door dit vooraf expliciet te maken, helpt de verkenning organisaties om bewuster en effectiever vorm te geven aan hun opschalingstraject. Om organisaties hierbij te ondersteunen, wordt gewerkt aan een gesprekstarter die helpt om dit soort vragen scherp te krijgen.

“Begin elk opschalingstraject met een helder gesprek over doelen en groeistrategie- Wat willen we precies bereiken? In welke fase zitten we?

Ook TNO Vector werkt aan community vorming. Betrokkenen bij casussen zeggen: als ik dit straks voor 15, 20 AI-toepassingen moet doen, is het niet meer houdbaar. Daar zit een vraag in: hoe kunnen we dat op een goede manier faciliteren?

Belangrijke lessen uit haar verkenning:

• maak de businesscase expliciet: als je zeker weet dat veel organisaties gaan aansluiten, is het makkelijker om middelen (tijd en geld) los te krijgen.
• de overgang van ontwikkelaar naar “gewoon gebruiker” is cruciaal om opschaling vol te houden; beheer moet niet blijvend op één partij blijven hangen.
• haar AI-opschalingsonderzoek verschijnt eind april; vervolgonderzoek met use cases en begeleiding is in voorbereiding.
• Voor contact of vragen marianne.schaaphok@tno.nl

Marianne verwijst ook naar het rapport over goed omschrijven van wat je onder opschaling verstaat: “Sleutels voor opschaling van innovatie”- Sleutels voor opschaling van innovatie - TNO Vector

Vraag uit de chat: waarom delen organisaties hun succesvolle innovaties niet vanzelf?

Organisaties hebben vaak weinig direct belang bij het opschalen van hun innovaties buiten de eigen grenzen. Uitleg geven, andere partijen ondersteunen en doorontwikkelen kost tijd en energie, terwijl de bronorganisatie er zelf niets aan heeft. Bovendien belanden ontwikkelende partijen al snel ongewild in een permanente beheersrol, terwijl governance en financiering voor de opschalingsfase meestal niet van tevoren zijn geregeld. Wat ook niet helpt: er is in de publieke sector geen venture capitalist is, geen partij die het mandaat én het budget heeft om veelbelovende innovaties echt groot te maken. Toch zijn er oplossingen in de maak. Programma's zoals de opschalingstickets richten zich juist op gezamenlijk opschalen, met directieniveau aan tafel. En misschien wel het belangrijkste: maak vooraf gewoon goede afspraken over wie wat doet — wie beheert, wie doorontwikkelt en wie wat betaalt.

Tips en links uit de Chat

Sprekers geven aan het eind (slotrondje sprekers) elk een tip:

• Albert: Neem afbouwen mee in de innovatiestrategie — innovatie gaat niet alleen over nieuwe dingen starten, maar ook over het stoppen van onwenselijke dingen.
• Manon: Opschalingsprogramma zoekt nieuwe organisaties en deelnemers. Hackathon op 4 en 5 juni. In oktober worden nieuwe onderwerpen gekozen. Contact via RIK Community of per e-mail.
• Bouke: Via openstad.org kun je meer informatie aanvragen over OpenStad, en eind mei is er een online demonstratie waarin je de mogelijkheden in de software ontdekt en kun je zien welke gave ideeën mensen ermee uitgevoerd.
• Marianne: Vervolgonderzoek AI-opschaling in voorbereiding, met begeleiding van use cases in de praktijk.

Links

• Instrument van de UU: Designing an instrument for scaling public sector innovations | Science and Public Policy | Oxford …
• Accelerating social initiatives: an exploratory study on scaling in the social sector
• Full article: The Dark Side of Public Innovation
• Sitearchief - Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat on 1 februari 2025 - naar beneden scrollen kom je bij het artikel van Albert.
• Home - OpenStad.org
• Sleutels voor opschaling van innovatie - TNO Vector
• Entree - INNOvitrine - Rijks Innovatie Community
• Stop. Stopstrategie voor organisaties
• Nomineer! | Overheidsawards