Verslag How to–sessie: Samenwerken aan een innovatieportfolio

Samenvatting per spreker:

Liz Derks (UWV) is Innovation Lead bij het UWV.  

Deze organisatie zet innovatieportfolio management in om gestructureerd te kiezen en te sturen. “Innovatieportfolio management gaat om het gestructureerd kiezen, balanceren en bijsturen van initiatieven, zodat je maximale strategische impact bereikt met beperkte middelen." Innovatie begint in organisaties vaak bottom up, ook bij het UWV was dat zo. Zonder een overzichtelijk portfolio leidde dat op den duur tot veel losse experimenten zonder samenhang of focus. Innovatieportfolio management aan de hand van een aantal criteria biedt hierin een oplossing. “Het dwingt om keuzes te maken”

Op deze manier kan UWV mensen en middelen inzetten op de projecten met de meeste strategische waarde. Drie innovatie kansgebieden voor UWV vormen het kader voor de innovatie keuzes. Deze zijn gebaseerd op technologische, maatschappelijke en demografische trends, uit een trendradar. Elk gekozen initiatief valt in ten minste één van de kansgebieden. In de wereld van vandaag moet je deze kansgebieden regelmatig herijken, daarom is UWV bezig om van de trendradar een doorlopend proces te maken.

Het innovatieportfolio is bij UWV ingebed in een bredere innovatie management aanpak, met bijbehorend organisatie, er is één UWV-innovatiedefinitie en -werkwijze. De Innovatiehub -met capaciteit en budget- is de centrale plek voor innovatie.

Daarnaast heeft de Innovatiehub innovatiepartners die het innovatie portfolio binnen hun eigen organisatieonderdeel coördineren (UWV is regionaal georganiseerd). In een digitale versie van de portfolio staan alle initiatieven met de benodigde sturingsinformatie. Daarnaast helpt het ook om bottlenecks en mogelijke verbeteringen in het innovatieproces te identificeren oftewel “doen we de juiste dingen én doen we de dingen juist”

UWV richt innovatie inspanningen op horizon 2 en 3, dus innovatieve mogelijkheden op de (midden) lange termijn. (Horizon 1 is verbeteren en horizon 2 en3 is vernieuwen)  “De verantwoordelijkheid voor het verbeteren (horizon 1) ligt in de lijn”. Meetbaarheid en verbetering van het innovatieproces zijn belangrijke aandachtspunten. Samenwerking met andere overheidsorganisaties gebeurt in gezamenlijke projecten en door actieve betrokkenheid in het bredere innovatie-ecosysteem zoals het RIC. Dit geeft inzicht en helpt om, waar mogelijk, vragen en initiatieven te bundelen.

Liz pleit voor een mix van top-down en bottom-up innoveren en benadrukt dat innovatie een continu leerproces is. “Doen we de juiste dingen én doen we de dingen juist” Hoe creëer je een leersystematiek binnen de organisatie die het makkelijker maakt om randvoorwaarden in te vullen, om sneller te innoveren, beter te innoveren? “Het mooie van een centrale innovatie hub is dat je het overzicht hebt van alles wat er in de organisatie gebeurt. En dan kan je ook zien wat de rode draden zijn, waar in de organisatie dezelfde vragen en thema's oppoppen. En je kan die vragen bundelen en naar een hoger abstractieniveau hoger tillen. Dat is ook wat je overheidsbreed zou kunnen doen”.

Sonja Karstens werkt bij Rijkswaterstaat aan de kennis- en innovatiestrategie.

Ze sluit aan bij wat Liz heeft gezegd. Voor RWS is er een belangrijke actuele reden om te innoveren: de urgente instandhoudings- en vervangingsopgave. “De Nederlandse infrastructuur, bruggen, sluizen et cetera, lopen richting einde levensduur. Daarbij is er tekort aan geld en menskracht. En dat geldt niet alleen voor ons, ook voor onze partners. Dat maakt het extra belangrijk dat je scherpe keuzes maakt in wat je wel gaat doen en niet gaat doen”. Ook RWS kiest prioriteiten vanuit overzicht en inzicht. En probeert met een ‘opgavenportfolio’ (naast het innovatieportfolio) overzicht te krijgen van breed gedragen opgaven binnen de organisatie. Zodat je kan nagaan: hebben wij in het innovatie portfolio al iets zitten wat daaraan bijdragen kan leveren? Of om een behoefte te bepalen, waar moeten we echt nog gaan ontwikkelen? “Het mooie daarvan is dat je dan ook mensen in de organisatie hebt die er een belang bij hebben en er ook graag iets mee willen”. Want ideeën voor vernieuwing zijn belangrijk, maar het signaleren van behoeften en vraagarticulatie zijn net zo belangrijk.

RWS heeft bepaald dat asset management hun kernproces is en probeert met het innovatieportfolio hier op aan te sluiten. RWS maakt hierin onderscheid tussen moeten (wettelijke taken), willen (organisatiedoelen) en kunnen. En probeert topadviseurs en de kennislijnen een sterke verantwoordelijkheid te geven in het moeten en willen.

Het RWS heeft samen met het ministerie van IenW een Innovatieportaal opgezet- een digitaal overzicht van het innovatieportfolio. Het portaal is nog in ontwikkeling en is een eerste stap om innovatiekennis en activiteiten bij IenW overzichtelijk samen te brengen. Het kan ook helpen om samenwerking tussen beleid, uitvoering en inspectie te versterken. Op het portal staan inhoudelijke dossiers, waar IenW op willen samenwerken, zoals digitalisering, duurzaamheid, circulariteit, klimaatadaptatie, mobiliteit en gezonde leefomgeving. “We willen kijken hoe dit platform gebruikt wordt en welke behoeften ze zijn om het verder te ontwikkelen”. Zo blijkt al behoefte te zijn aan een overzicht van wie zich bezighoudt met wat binnen IenW, dat niet beschikt over een centrale Innovatiehub. “Goed dat we met elkaar kijken waar gezamenlijke kansen liggen en hoe we daarop kunnen samenwerken. En ik denk ook dat het RIC daarin een hele mooie verbindende rol kan spelen”. 

Steven Hanekroot is innovatie manager bij de dienst ICT van de Politie.

Veel politiemensen zijn innovatief en actie gericht. Dat is hartstikke gaaf. Bottom-up bloeit er van alles. Tegelijkertijd heeft de politie een overvol innovatieportfolio (ca. 300 initiatieven) en worstelt met beperkte budgetten en capaciteit voor implementatie. Innovatieprocessen zijn goed georganiseerd, maar implementatie stokt vaak door gebrek aan prioriteit en ondersteuning. Het loopt dan vast in de organisatie. Zoals bij applicaties of initiatieven die lokaal aanslaan maar niet breder door de organisatie opgepakt worden omdat ze niet de ondersteuning krijgen die nodig is. Daarbij is de politie is een organisatie dat liever geen fouten maakt. Dat is soms in strijd met innovatieprocessen die anders lopen dan je verwacht. Wat er ook speelt is dat het nieuwe altijd moet concurreren met het oude, waaraan gebruikers gewend zijn. “Dat moet je op een mensvriendelijke manier regelen om weerstand te voorkomen”. Bij erg veel weerstand wordt soms toch de makkelijk weg, het oude behouden, gekozen 

Als hulpmiddel heeft de Politie een innovatieportal ontwikkeld waar nu rond 300 innovatieve initiatieven op staan. Met bijbehorende afspraak vanuit de korpsleiding dat je innovatie daarop moet staan voordat je een beroep kunt doen op landelijke ondersteuning/budget. De Politie is hiërarchisch ingericht en er zijn verschillende bestuurslagen die innovatie initiatieven monitoren en prioriteren, en samen keuzes maken blijft lastig. “Waardoor er 300 innovaties prachtig staan te wachten in de vitrine”. De Politie zoekt ook naar een manier om verschillende innovaties af te wegen. “Zodat we systematisch kunnen zeggen: dit initiatief voegt meer waarde toe dan drie andere innovaties, om zo ruimte te maken in het portfolio.

Bestuurders zien het keuzeprobleem en vragen: Hoe moeten we die stromen innovaties managen? Het innovatieportal helpt hierbij. Wat ook goed is, is dat experimenten vaak een achterliggend probleem aan het licht brengen. “De eerste oplossing is vaak niet geweldig. Maar het probleem wat het blootlegt is vaak zeer de moeite waard”. Vervolgvraag: hoe koppelen we deze problemen en ideeën aan de strategische veranderopgave van de Politie? En: hoe zorgen we voor systematisch leervermogen op basis van de ervaringen met innoveren? Daarbij kampt de politie als gevolg van bezuinigingen ook met onderbezetting in de bedrijfsvoering met als gevolg soms haperende processen. Bijvoorbeeld rond ICT inkoop. De Politie werkt wel samen aan innovatie met ketenpartners zoals OM en Defensie, maar samenwerking daarbuiten gebeurt nog weinig.

Hans Mulder is onderzoeker en ondernemer met focus op innovatie en portfolio management.

Innovatie is breed en omvat ook het durven stoppen met dingen. Dat is belangrijk als je een overvolle portfolio hebt waarin iedereen hartstikke druk is. En waarin tijd en energie ook moet uitgaan naar adoptie van het nieuwe.  

Portfolio is ook een begrip dat op verschillende dingen kan duiden. “Vaak worden bottom-up initiatieven geclusterd tot portfolio en gealloceerd”. Maar het tegenovergestelde kan ook: een strategische portfolio waarbij vanuit de top doelen en initiatieven worden vastgesteld. “Portfoliomanagement moet je zien als een leermodel. Hoe zorg je er nou voor dat je die dingen met elkaar van boven naar onder, van binnen naar buiten kunt organiseren?” Waarbij er verschil is tussen leiderschap en management. “Management is wat in de lijntjes kleurt en leiderschap wat de lijntjes trekt”. Beiden zijn nodig voor goed innovatiemanagement.

Zijn tip: richt je niet op de individuele productiviteit, dat komt wel goed, maar op een proces of een transactie waarin je de samenwerking organiseert zodat je het nieuwe kunt adopteren en echt waarde creëert met innovatie. En denk samen na over hoe je leert van wat je doet. Bijvoorbeeld door elk jaar te evalueren hoe het is gegaan en wat er is geleerd.

Tips voor Innovatie Portfolio Management:

• Maak (echte) keuzes in je portfolio. Een portfolio van 11.000 initiatieven helpt je niet verder. Kiezen is makkelijker gezegd dan gedaan, maar wel nodig. Kies strategisch prioriteiten en laat daaruit prioriteiten volgen. Laat ruimte om te werken aan implementatie en verspreiding van het nieuwe- dat kan taai zijn
• Ontwikkel een digitaal platform (innovatie portal) om te sturen op innovatie. Hier staan alle innovatieactiviteiten waar de organisatie op inzet. Dit zorgt voor overzicht en vergemakkelijkt vergelijking en keuzes. Koppel hieraan de afspraak dat een innovatie alleen in aanmerking komt voor steun of budget als het op de portal is toegelaten door bestuurders of een innovation board. Daar gelden natuurlijk criteria voor, waaronder bijvoorbeeld enige spreiding naar verwachte bijdrage aan strategische doelen en tijdshorizon. Een portal maakt het tevens mogelijk metrics bij te houden, bottlenecks te signaleren, te borgen hoe het gaat en daarvan te leren. 
• Maak duidelijk wat je als organisatie onder innovatie verstaan en omschrijf ook andere kernbegrippen zoals portfolio’s. Om Babylonische spraakverwarring te voorkomen. Differentieer bijvoorbeeld tussen verbeteren (in het reguliere proces) en vernieuwen (in een innovatieproces).  
• Beschouw portfoliomanagement als een leermodel Gebruik het systeem dat je opbouwt om te leren van hoe het gaat en bij et sturen. Waarbij falen geen problemen is maar een mogelijkheid om te leren. Je maakt een ecosysteem van leren en lessen terugkoppelen
• Ga na of je innovatieactiviteiten kunt centraliseren. UWV heeft goede ervaringen met de transformatie van divers kleine innovatie eenheden naar één centrale Innovatiehub.
• Spreek elkaar- ga op werkbezoek! Tijdens de sessie kwam naar voren dat RWS, de Politie en UWV veel van elkaar kunnen leren en werd al een afspraak gemaakt voor een eerste werkbezoek!

Verder lezen en kijken- tips en links uit de chat

•    De onderzoeken van Hans Mulder staan bij de documenten in de RIConline groep van de sessie  
•    Podcast over innoveren bij de Rijksoverheid met RIC en UWV: De Publieke Ruimte | Podcast | Podcast Luisteren
•    Innovatieportaal IenW Innovatieportaal IenW - Rijksportaal
•    Onderzoek 6 jaar innoveren bij de Politie: 
•    AWTI model voor transformatiegericht beleid 

•    Hoe stoppen? Stop. Stopstrategie voor organisaties
•    Europees model voor Innovatie bij de overheid Playbook Intro - Observatory of Public Sector Innovation
•    Scan om innovatievolwassenheid van je organisatie vast te stellen: Innovatie Maturity Scan | Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie
•    Denk mee over definitie van innovatie: Innovatie definitie - van de community! - Rijks Innovatie Community

Reacties:
Erg interessant en heel herkenbaar waar iedereen tegenaan loopt 
Veel dank allen voor de waardevolle inzichten.