How to sessie: Hoe zorgen we dat onze innovaties écht in praktijk gebracht worden ?

Nieuwsbericht | 05-06-2025 | 00:00

Inleiders op het thema

• Richard Lennartz (Directeur Rijksinkoopsamenwerking (RIS) opent met goede raad: begin ruim op tijd met inkopen en laat RIS meedenken over het proces, dat doen ze graag!  Richard: ‘Denk niet zozeer over de oplossing die je wilt, maar vooral over wat je ermee wilt bereiken. En denk na over risico’s: welke zijn aanvaardbaar?”.  

Vaak laat het RIS de collega’s zien wat er elders is bereikt door risicobereid te zijn. Het kan leiden tot andere, verrassende en vaak minder dure, oplossingen. RIS prikt ook mythes voor je door. Zo leeft vaak het idee dat je vóór een aanbesteding geen contact mag hebben met marktpartijen. “Dat is dus niet zo,” benadrukt Richard. “Juist die gesprekken vooraf helpen je om een betere aanbesteding op te zetten.” 

Voor een innovatief inkoopproces is denktijd nodig. Te vaak kloppen collega’s pas aan bij RIS als een contract bijna afloopt en ze het ingekochte direct nodig hebben. Richard: ”Wat ook vaak gebeurt is dat mensen al heel veel opschrijven over wat ze willen. En dan is het lastig om sommige ideeën weer los te laten”. Want heel precies opschrijven wat je wil inkopen biedt ondernemers geen ruimte om te komen met innovatieve oplossingen. 
“Laat RIS dus meedenken voordat je alles op papier hebt’, zegt Richard. Focus vooral op het gewenste effect, niet op het product dat je denkt nodig te hebben.

Leren over innovatiefgericht inkopen? 

Waar kun je meer leren over deze manier van inkoop, vraagt iemand aan Richard? ”Bij de Rijksacademie hebben ze opleidingen en kijk eens op de website van PIANOo -  Of bel mij!”. 
Richard -  “Begin met een wit A4’tje. Letterlijk wit zonder lijntjes. Schrijf op wat je op wilt lossen. Pas daarna kijk je naar structuren of templates.”
 

• Duncan Waardenburg (Coördinator Startup in Residence (SiR) Intergov) vertelt het programma waarmee de overheid innovatief inkopen stimuleert door startups aan te zoeken om oplossingen te ontwikkelen voor vraagstukken in de publieke sector

Centraal staan concrete vraagstukken uit de publieke sector – “challenges” – die bewust niet te strak worden geformuleerd. “We willen collega’s uit hun dagelijkse routine halen en laten nadenken over bredere ontwikkelingen,” zegt Duncan. Ambtenaren en startups werken intensief samen in een begeleidingstraject, met ondersteuning op maat, richting een demo day en mogelijk vervolgtraject.

Per ronde verschijnen 8–12 challenges waarop startups kunnen inschrijven. Duncan: “We helpen collega’s met de juiste aanbestedingsvorm en proberen risico’s te verkleinen, zodat het proces minder spannend wordt.” In totaal zijn er al zo’n 150 samenwerkingen gestart. Een voorbeeld: bij de Provincie Zuid-Holland werd de ‘bestuurlijke rookmelder’ ontwikkeld – een tool die patronen herkent in data van 52 gemeenten. Vijf jaar later wordt deze nog steeds gebruikt en ook elders ingezet. Oog op de Regio – Bestuurlijke Monitoring voor Overheden.

In de chat kwam ook nog de suggestie om overheidsintern vraagstukken ook zeker bij elkaar uit te zetten!

• Erwin Mattijssen (Programmamanager R&D Nederlands Forensisch Instituut (NFI)) vertelt over een innovatie van NFI, de impact ervan en de hobbels bij het in praktijk nemen: de vuurwerkverkenner.

Erwin: “We begonnen met een uitvraag aan collega’s: welke applicaties zouden ons werk kunnen versnellen, verbeteren of effectiever maken?” Er kwamen veel ideeën rond zwaar vuurwerk, dat in toenemende mate gebruikt wordt bij bomaanslagen. Hiermee zijn ze aan de slag gegaan. Uiteindelijk is daar een webapplicatie uitgekomen die openbaar toegankelijk is. ‘Mocht je dat willen uitproberen:  www.vuurwerkverkenner.nl. Zet snippers vuurwerk op een foto en de app geeft aan welke soorten vuurwerk er het meest op lijken. En daarbij informatie die voor de politie en het Openbaar Ministerie van belang is zoals hoe het vuurwerk is opgebouwd en hoe gevaarlijk het is.

Het project begon als een high risk experiment, waarvan men dacht dat het niet goed zou werken. Dankzij een succesvolle proof of concept in 9 weken en financiering via het Innovation Court is het verder ontwikkeld tot een volwaardige webapplicatie.

Erwin: ‘Maar hoe goed wordt het opgepakt in praktijk?”. Dat blijkt lastig te beantwoorden want vanuit veiligheidsoverwegingen slaat de applicatie geen informatie over gebruikers op. Daarbij: de implementatie moet gebeuren bij de politie. Het NFI heeft daarover slechts anekdotische informatie - de ene eenheid werk ermee, de andere niet. NFI worstelt ook met de vraag wat hun rol nu is Ze hebben gecommuniceerd over de vuurwerkverkenner en de Politie heeft een promotiefilm gemaakt. Vanuit andere Europese landen is er al interesse. Maar hoe krijg je het ingebed in de praktijk als je niet tot de organisatie behoort waarvoor het is bedoeld?

Innovatie slaagt pas echt als implementatie en promotie goed zijn geregeld – iets wat binnen de overheid vaak lastig is. Marketing en gebruikersgericht denken zijn daarbij essentieel!

Steven Hanekroot van de Politie in de chat: “We kunnen de vuurwerksnipperapplicatie opvoeren in het innovatieportaal van de Politie. Dan wordt hij een stuk zichtbaarder. Ik kan daar bij helpen!”. 

Erwin - "Blijf zoekend en kwetsbaar. Wees eerlijk over je sterke én zwakke punten, zodat je elkaar kunt ondersteunen.”

• Linda Voets (Bedrijfsadviseur Immigratie- en Naturalisatie dienst (IND) loopt een aantal ‘showstoppers’ langs die ervoor kunnen zorgen dat innovatieve oplossingen soms niet van de grond komen of stranden in de uitvoering.
  • Gebrek aan prioritering: Er lopen te veel projecten tegelijk zonder duidelijke keuzes. Die zitten elkaar soms in de weg, wat innovatie belemmert.
  • Slechte communicatie: Informatie gaat via veel schijven en raakt vaak vervormd, vooral richting topmanagement.
  • Tijdsdruk en brandjes blussen: Medewerkers hebben weinig ruimte voor reflectie of creativiteit.
  • Silo’s tussen directies: Samenwerking stokt doordat elke directie vasthoudt aan eigen doelen

Linda - “Behoud je enthousiasme en blijf proberen te innoveren. Ook kleine verbeteringen zijn stappen.”

Tips

We zetten de discussie meteen om naar tips om mee aan de slag te gaan:

• Bouw ruimte voor innovatie in. Door naar je eigen agenda te kijken en door timemanagement. Maar ook door als organisatie mensen vrij te stellen voor innovatie.
• Zoek collega’s en managers op die net als jij werken aan vernieuwing. Bij tegenslagen, maar eigenlijk voortdurend. Bespreek wat kan helpen om iets voor elkaar te krijgen en de hobbels te nemen op weg naar de implementatie van mooie innovaties. Kijk samen ook naar de dingen die je wél hebt bereikt.

• Ontwikkel laagdrempelige manieren om innovatie incrementeel (via kleine stapjes) te financieren, zoals de Innovation Court doet, waarover deze week een interview verschijnt op de RIC website.
• Zet successen in de spotlight, vertel erover, bouw je verhaal over innovatie op. Via de Innovation court of het innovatiebudget van Binnenlandse Zaken of een innovatieprijs, op dit moment kan je bijvoorbeeld overheidsinnovaties nomineren voor de Innovation award van VOM. Dit alles helpt om draagvlak te creëren voor innovatie.
• Richt een digitale plek in om management en andere collega’s op de hoogte te houden. Bijvoorbeeld waar een virtuele muur is met alle projecten, die je laat zien tijdens een overleg. Obeya in de zorg ga een stap verder: bouw een innovatie portal zoals de Politie en Defensie hebben gedaan. Zo maak je inzichtelijk wat jullie als organisatie goed doen of waar je in de toekomst op in gaat zetten. En kom tot een bijbehorende innovatie agenda met prioriteiten.
• Werk samen in een keten. Waarom een eigen innovatie club oprichten die alles zelf gaat uitvinden, terwijl er al zoveel zijn?
• Wees niet bang voor contact met de markt in een vroeg stadium – dat mag vaak meer dan je denkt.
• Maak gebruik van de innovatiekracht van ondernemers - neem deel aan Startup in Residence, aan een innovatiepartnerschap, of in de onderzoekende fase, aan de SBIR-regeling. 

De laatste tip is voor de Rijks Innovatie Community zelf: Ga door met dit soort sessies en met de RIC-community- we moeten meer van elkaar leren!