22 oktober iRIC webinar: Robotic Process Automation
Activiteitendata
- -
- Webex
Het webinar vindt plaats op donderdag 22 oktober 10:30 – 12:00 via Webex.
Robotic Process Automation, afgekort tot RPA, is een techniek die gebruikt wordt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, met behulp van zogenaamde 'software-robots'. Het is gericht op het automatiseren via de user interface, door het handmatige proces na te bootsen.
Hoewel het begrip anders kan suggereren, komen er geen daadwerkelijke fysieke robots aan te pas.In samenwerking met DJI en RVO delen we een aantal ontwikkelingen hierover die afspelen binnen de Rijksoverheid.
Tijdens dit webinar kan je korte presentaties verwachten met aansluitend een paneldiscussie, waarbij interactie met de deelnemers centraal staat. Vanuit SSC DJI zullen de volgende Rijkscollega’s bijdragen aan deze sessie: Frank de Jonge (algemeen directeur SSC DJI), Johan de Bruijn (projectmanager RPA) en Bo Kalter (RPA Developer). Daarnaast zal vanuit RVO Cor Buseman, project en programma manager, een presentatie verzorgen.
Wat betekent RPA en wat kunnen we er mee?
Robotic Process Automation (RPA) is software waarmee het mogelijk wordt menselijke handelingen te automatiseren en daarmee processen te verbeteren. Omslachtige en repeterende werkzaamheden kunnen snel, efficiënt en foutloos worden gedaan. Bijkomstig voordeel: omdat bestaande software vaak niet hoeft te worden aangepast is RPA daarbij ook nog eens laagdrempelig. Om hier mee aan de slag te gaan is het essentieel en raadzaam om verder te denken dan IT. De mensfactor speelt een cruciale rol in de uitvoering en implementatie ervan.
Voorbeelden RPA
Voorbeeld: Contractbeheer
Robotisering maakt het mogelijk om administratieve handelingen door een automatische script uit te voeren. Bijvoorbeeld relevant bij de inzet van raamovereenkomsten. Een Contractbeheerder besteedt normaal grofweg twee dagen aan repeterende handelingen. De RPA-software heeft hier maar twee uur voor nodig. Op deze manier verlengt de robot ook alle andere raamovereenkomsten en houdt de verlengingen bij. Sinds begin september 2020 is de RPA software actief binnen UBR|HIS
Voorbeeld: Inzet van RPA bij de Rekening Courant Justitiabelen
Corona treft ook gedetineerden. Zo mogen zij sinds kort geen bezoek meer ontvangen en dan wordt het telefoneren (al dan niet met beeld) met vrienden en familie nog belangrijker dan het al was. De gemiste bezoekuren worden gecompenseerd met extra beltegoed. Het bijboeken van zo’n compensatie kan op twee manieren gebeuren. Vanuit de inrichtingen, door per transactie een webopdrachtformulier in te vullen of vanuit het SSC, de medewerker Rekening Courant doet dan per transactie een handmatige boeking.
Om de inrichtingen tegemoet te komen en ervoor te zorgen dat gedetineerden zo snel mogelijk over hun compensatiebeltegoed kunnen beschikken hebben de mensen van de afdeling Rekening Courant RPA bots ingeschakeld.
Johan de Bruijn (Manager Operations en Projectleider RPA) legt uit: “Wij werken hier al langer met meerdere RPA bots. Die ondersteunen repetitieve, transactionele en handmatige werkzaamheden, winkeltransacties van gedetineerden bijvoorbeeld. Door RPA in te zetten voor het compensatie beltegoed, hebben we flinke tijd- en efficiencywinst weten te behalen.”
Nu hebben wij laten zien dat RPA ook ingezet kan worden om piekbelastingen op te vangen in uitzonderlijke situaties zoals de coronacrisis. Jan Kersaan (teamleider operations): “In ongeveer een halve minuut verwerkt de bot één boeking. Voor 10.000 gedetineerden is de robot zo’n 80 uren bezig. De reguliere transacties stoppen ’s avonds. Met het RPA-team hebben we afgesproken dat de beltegoedrobot continue doordraait. Zo kunnen we mooi op schema blijven.”
Voorbeeld: Trello of Jira
Door Covid-19 is er een toename van Trello en Jira gebruik, ook binnen de Rijksoverheid. De workflow die je zelf hanteert kan deels worden overgenomen door Robotic Process Automation. Bij Trello kan je bijvoorbeeld aan de slag met de applicatie Butler.
De Sprekers
Frank de Jonge (SSC DJI)
Het Shared Service Center Dienst Justitiële inrichtingen is in 2018 al gestart met de inzet van RPA. Tijdens deze case vertelt Frank waar zij nu staan met de RPA journey. Wat is de impact van RPA en welke ambities liggen er voor de toekomst?
Johan de Bruijn (SSC DJI)
Wat zijn onze lessons learned bij de implementatie van RPA? Het verandermanagement met betrekking tot de medewerkers en de organisatie is misschien wel belangrijker dan de technologie. Hoe krijg je alle in- en externe stakeholders mee in de ambitie van het groot denken en klein beginnen? Johan zal hier op in gaan.
Bo Kalter (SSC DJI)
Kan je aan de slag met IT als je geen achtergrond hebt? En dat met RPA? Juist dan! Want grotendeels gaat het om allerlei andere zaken. Bo heeft een financiële achtergrond en is momenteel toch expert op RPA gebied. Zij gaat kort in op haar achtergrond en zal vertellen wat haar lessons learned zijn.
Cor Buseman (RVO)
Welke uitdagingen komen we tegen bij het implementeren van RPA binnen de organisaties? RPA is weliswaar laagdrempelig, maar er zijn zeker veel vraagstukken om op te lossen. Iets wat Cor momenteel bezig houdt.
Totstandkoming webinar
Werkzaam binnen SSC DJI opperde projectleider Manpreet Chand eind 2019 om vanuit RIC het onderwerp RPA te belichten. In mei dit jaar, toen het ‘nieuwe normaal’ van Covid19 nog maar net gaande was, is hij dit actief gaan oppakken met RIC-teamlid Samir.
Deze komt nu tot stand en blijkt daarmee een welkome invulling te zijn van de programmering van de iRIC webinar kalender. Manpreet is achter de schermen verbinder en drager van deze sessie. Dit lichten we graag uit op deze manier, want verbinders en waardevolle ideeën zijn essentieel bij een community. Ben of ken jij ook een (onzichtbare) mee-maker met ideeën voor impact voor Rijkscollega’s, we horen graag van je: ric@rijksoverheid.nl
Terugkijken
Het webinar vond plaats op donderdag 22 oktober 10:30 – 12:00 via Webex. De sessie is opgenomen. Hij is terug te kijken op Vimeo.